紙と分断された管理からの脱却！

すべての申請を紙で。

T2TR ComFort導入前は、収支管理や契約管理については既存システムで一定の満足を得られていました。

しかし一方で、工事管理が別システムで運用されており、情報が分断されていたことが大きな課題でした。また、承認ワークフローがシステム化されておらず、工事申請や各種稟議はすべて紙ベースで運用していた結果、

といった非効率な業務プロセスが常態化していました

既存システムと同一ベンダー（Prop Tech plus）の製品であったことが決め手でした。

同一ベンダーであるというところで、工事管理・契約管理・収支管理といった情報をスムーズに連携できることを期待しました。

他社製品との比較検討は行っていませんが、業界内での導入実績・シェアの高さ、必要としていた機能が標準で網羅されていたこと、これらの点から、T2TR ComFortであれば、現行業務を大きく変えすぎることなく、段階的に業務改善ができると判断しました。

T2TRの導入は、まず工事管理からスタートし、その後PMレポートや賃貸契約へと段階的に進めました。

最も苦労したのは初期データの作成です。特にテナント契約データについては、

といった作業が必要で、準備期間として約半年間を要し、導入完了までには約1年弱の期間がかかりました。

また、システム導入時の調整では、メインスポンサーとPM会社双方の要望をどこまでシステムに反映するかという点にも苦労しました。組織変更などにより部門や担当者が変わると、権限設定やメール通知の運用が複雑化する場面もあり、運用設計の調整が必要でした。

予算の集計や管理が非常にやりやすくなったと実感しています。

PM会社向けには、自社で説明会やマニュアルを整備し、T2TR ComFortを使うメリットを事前に丁寧に共有したため、導入後に大きな不満が出ることもなく、円滑な運用につながっています。

また、承認された情報がそのままシステムに反映されるようになり、手作業でのミスやチェックの負荷が大幅に軽減、テナントの請求額と理論値の比較検証機能により、誤請求の防止にも繋がっています。

特に予算の集計では、ワークフロー機能の活躍で、以前と比べてだいぶ業務がやりやすくなったと感じています。

システム導入については、PM会社側のメリットも含めた費用対効果の観点で、十分に回収できていると考えています。

紙で行っていた申請書の作成・回付・保管にかかる時間やコストが削減され、データ管理に移行したことで、システム導入は、PM会社のメリットも踏まえた費用対効果の観点から回収もできています。

現在、予算作成時の報酬計算、特にNOIと連動する複雑な第二報酬の計算については、外部のExcelで算出し、その結果を再度システムに戻す運用となっています。

この部分については、システム内での自動計算・完結が実現できることを期待しています。

また、物件の一部譲渡や取得時のテナント契約区画の変更をシステム側でより簡単に処理できるようになると嬉しいです。