「脱・属人化」でリート運用の未来を拓く。

新リート設立を機に、将来を見据えた「自由度」のあるシステムを模索

システム導入の検討を始めたのは、新たに2本目のリートを立ち上げるタイミングでした。
既存のファンドマネジメントシステムからの刷新を考え、T2TR ComFortを含む複数のシステムを比較していました。

複数のシステムを検討する中で懸念していたのは、一度導入すると業務がそのシステムに縛られすぎてしまい、将来的に「脱出できない」状態に陥ることでした。
運用の自由度が損なわれる事態は避けたかったのです。

また、同時期に構想段階のシステムの提案もありましたが、実用面での完成度を比べると、すでに安定稼働の実績があるT2TR ComFortに圧倒的な優位性を感じました。

市場の「標準化」となる将来性と、万が一の乗り換えを見据えた「出口戦略」が決め手

システム導入には相応のコストがかかるため、ユーザーが増えずにサービスが終了してしまうリスクを非常に重く見ていました。

過去にベンダー側の都合でシステムが突然終了した事例もあったため、単に機能が優れているだけでなく、市場でデファクトスタンダードになる将来性があるかどうかが、私たちにとって極めて重要なポイントでした。

その点、T2TR ComFortは初期コストが抑えられているのはもちろん、「万が一の際にデータを確実に抽出でき、他のシステムへ乗り換えが可能か」という出口戦略を確認できたことが選定の決め手になりました。

現在、他社システムから乗り換えるユーザーが増えていると聞き、私たちの選択は正しかったと感じています。

今後は、一部Excelでの作業が残るシミュレーション業務も、T2TR ComFortのシステム拡充に合わせて順次還元していくことを課題としています。

カスタマイズを抑えた「標準機能への適応」と、PM各社への丁寧な合意形成を徹底

導入にあたっては、将来的なバージョンアップを円滑にかつリーズナブルに行えるよう、オプションやカスタマイズは極力抑え、業務フローをシステム側に合わせることを意識しながら共通科目の設定をはじめとして、汎用性を重視し両社で協力してセッティングを進めました。

また、PM会社様への説明会を何度も重ねたことも大きなポイントです。

操作性などのシステム的な回答はベンダー様にお任せしましたが、「私たちの業務でこの機能をどう活用するか」という具体的な運用ルールについては、私たち自身がPM会社様ごとに説明会を開き、専用のマニュアルを整えて丁寧に伝えてきました。

ファンドのパフォーマンスシミュレーションについては、もともとProp Tech plusのFMS（ファンドマネジメントシステム）を利用していました。
FMSはExcelベースだったため、インプットとアウトプットの関連性を直接追跡できる安心感がありましたが、それらをT2TR ComFortで運用することになりました。
既存システムとの並走期間を十分にとり、アウトプットの再現性が確認できた段階で、確信を持って切り替えの判断を下しました。

「一気通貫」の管理体制と、住宅運用に欠かせない「個人情報保護」の両立を実現

個人情報の安全な管理

将来的な住宅物件の組入れを想定した場合、避けて通れないのが個人情報保護の問題です。

標準的なテナントマスタに個人情報を登録すると、共通マスタを介して他社からも参照できる状態になってしまう懸念があり、これを解決するため、個人情報を特定の契約に紐づく領域のみに留め、マスタ側には反映させないオプション機能を導入しました。

住宅を扱う上で個人情報の管理は生命線です。
標準機能の利便性を活かしつつ、住宅物件特有の問題を確実にクリアできる設定を施せたことで、安全かつ強固な運用体制を築けたことは大きな成果だと感じています。

取得から運用、外部連携まで一気通貫。情報の「分断」と「リスク」を解消

今回の導入で最も大きな改善点は、物件取得からファンドマネジメントに至るまで、同一システムで一気通貫の管理が可能になったことです。

以前はフェーズが変わるたびに発生していたファイルのやり取りや再入力が不要になり、今はすべてシステム内で完結できることになりました。

また、PM会社様との連携もメールベースからシステム内へと移行が進んだことで、情報の散逸を防ぐだけでなく、メール誤送信などのセキュリティリスクも大幅に低減されました。

業務フローの効率化と運用上の安心感、その両方を同時に実現できたことは大きな成果です。

業務フロー自体をシステム内に取り込み、「脱・属人化」で強い組織を築く

利用開始後から今までに同一物件の段階購入や準共有物件購入、増築や賃貸形態の変更など様々な商取引のデータがシステムに蓄積されてきました。
このノウハウは貴重なもので、マーケット環境変化に合わせたスムーズなシステム対応を行う上で大いに活用していきたいと考えています。

また、一気通貫のシステムであるが故に、単にシステムを活用することを目的にするのではなく、システムの上に社内業務フローを載せ、属人的フローが侵入する余地を排除する発想を持つことが重要だと考えています。
業務の先祖返りを防ぐ意味において、導入時のコンセプトを維持し全体を俯瞰して調整するシステム管理者のような存在を置くべきと思っています。

また、外部ツールを正しく使いこなすことは、実は人材獲得の面でも大きなメリットがあり、ルーティン業務が多いこの業界だからこそ、業務を標準化し複数人で分担できる体制を整えれば、働き方の柔軟性が増すと思っています。

T2TR ComFortと進捗管理ツールを組み合わせ、本当の意味での「脱・属人化」を実現すること、それが、優秀な人材が集まる強い組織への近道だと確信しています。

今後、Prop Tech plusにはシステム提供者の枠を超え、AM会社の業務マネジメントそのものをより良い方向へ導くような、一歩踏み込んだ役割を期待しています。

具体的には、リート実務に携わる方々がシステムに精通することで、業務フローの平準化や分析精度の向上が図れると考えています。
各運用会社で根底となる業務に大きな差はないからこそ、利用に関する「資格認定制度」を設けることも、業界全体の人材活用において大きな意義があるはずです。

T2TR ComFortが不特定多数のプレイヤーにとっての「デファクトスタンダード」となり、業界全体の効率化と進化に貢献し、私たちと共に新しいスタンダードを創り上げてくれる、そんな深い関わり方をこれからも期待しています。